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Che tu sia un imprenditore o un libero professionista, ecco alcuni suggerimenti su come lavorare da casa in modo più efficace.
Quando lavori da casa, l'ambiente presenta molte distrazioni e il rischio è quello di perdere molto tempo durante le ore di lavoro. Nello stesso tempo, la mancanza di un piano può portare ad un eccesso di lavoro fino a quasi dimenticarsi di prendere le giuste pause. La risposta? Applicare alcuni suggerimenti e seguire una routine di azioni per svolgere al meglio la propria giornata.
Ecco i nostri suggerimenti per rendere la tua giornata più produttiva ed efficiente.
1. Time Boxing, una strategia per la gestione del tempo
Utilizzare in modo efficace il proprio tempo è una parte importante del saper lavorare a casa. Ti trovi all'interno di un ambiente pieno di potenziali distrazioni e sei da solo in questa sfida quotidiana. Il Time Boxing è un approccio all'attività e alla gestione del tempo che stabilisce rigidi vincoli sul tempo necessario per completare un determinato compito o progetto.
Questo termine è stato utilizzato per la prima volta nell'ambito dello sviluppo agile dei software, in cui un intervallo di tempo è un periodo definito durante il quale deve essere eseguita un'attività. Quello che devi fare è dedicare un certo tempo a ciascuna attività da completare. Questa quantità di tempo è chiamata appunto Time Box.
Facciamo un esempio... Ogni giorno hai la necessità di controllare la tua email. Questa azione può farti perdere molto tempo ogni giorno perché la maggior parte delle volte questa azione non viene eseguita correttamente. Quello che ti consigliamo è di dedicare ad esempio all'attività di controllo della posta elettronica solo 5 minuti ogni 2 ore. Per aiutarti puoi impostare accanto a te un timer con i 5 minuti da dedicare a questa attività.
Quando il timer si interrompe, devi interrompere ciò che stai facendo e passare a un' attività diversa. Questo metodo ti aiuterà a concentrarti su ciò che stai facendo in quel momento. Il Time Boxing ha bisogno di pratica, ovviamente, ma mentre lo testerai capirai l'importanza del tempo e inizierai di conseguenza a perderne di meno. Se ritieni di non svolgere il tuo lavoro con la massima qualità possibile in questo lasso di tempo, puoi semplicemente aumentare un po' il tempo dedicato.
Ciò che è importante è che quanto il timer suona devi assolutamente smettere l'attività che stai svolgendo e passare alla successiva.
2. Impostare obiettivi giornalieri (o anche più lunghi)
Questo è un argomento ampio perché puoi stabilire obiettivi per la tua vita, per un anno, per un mese e per un giorno. La scelta tipo di obiettivo su cui concentrarsi dipende dal tipo di lavoro che stai svolgendo. Ma partiamo dalla base.
Tenere d'occhio il quadro generale in termini di obiettivi è più difficile quando si è fuori dall'ambiente di lavoro.
Il giorno prima ti consigliamo di scrivere un elenco di ciò che devi fare il giorno successivo. Usando questo metodo finirai per essere più produttivo perché alla fine di ogni giorno devi aver completato tutte le attività che ti eri prefissato e devi impostare quelle per il giorno successivo. Puoi persino pianificare i tuoi obiettivi in anticipo per l'intera settimana. La cosa migliore riguardo alla definizione degli obiettivi è che ti stai dando delle scadenze. Senza scadenze, soprattutto se lavori da casa, il rischio è di continuare a rimandare. Alcuni comuni fattori di distrazione per i lavoratori a casa includono TV, smartphone, attività domestiche, i tuoi figli e persino il tuo gatto (è adorabile, vero?). Stabilisci almeno cinque obiettivi al giorno. Siamo sicuri che inizierai a perdere meno tempo. E puoi anche combinare questo suggerimento con il suggerimento numero 1.
3. Vestiti come se andassi in ufficio
Non è necessario indossare un abito e lucidare le scarpe per una giornata di lavoro a distanza, ma è molto importante indossare qualcosa che ti fa sentire energico e pieno di voglia di fare. Nessuno ti sta davvero guardando o giudicando (a parte tua moglie, tuo marito e i tuoi figli). Quello che devi fare è vestirti bene per te stesso. Presta attenzione a cosa indossi. Salta sotto la doccia per prima cosa e indossa qualcosa che ti fa sentire pronto per la giornata. Essere a tuo agio renderà la tua mente più produttiva, quindi metti il pigiama sotto il cuscino e inizia la giornata lavorativa come se fossi realmente nel tuo ufficio. Questo ti aiuterà di sicuro.
4. Ordina e pulisci la tua scrivania
Alla fine della giornata la tua scrivania o tavolo da lavoro può iniziare ad essere un po' disordinata. Dal momento che stai svolgendo molte attività quotidiane, la tua scrivania può apparire come se una bomba fosse esplosa su di essa con tutti i tuoi schizzi, alcuni libri, il tuo laptop e penne ovunque. Alla fine della giornata è molto importante pulirla e ordinarla. In questo modo troverai facilmente ciò che che non hai concluso il giorno precedente e tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare la giornata. Se lo farai su base giornaliera, la tua routine inizierà in modo diverso.
5. Trova del tempo per il tuo allenamento
Se lavori da casa è inevitabile avere una vita più sedentaria. Camminare o fare jogging è perfetto anche solo per 20-30 minuti. Ciò che è importante è farlo regolarmente. Se non hai la possibilità di uscire di casa con l'uso della tecnologia puoi semplicemente iniziare l'allenamento indoor anche senza attrezzatura. Ci sono molti video su Youtube che puoi seguire. Si tratta solo di scegliere quale tipo di allenamento si adatta alle tue esigenze e passioni. Facendo esercizi regolarmente il flusso di ossigeno nel sangue sarà migliore ed inizierai ad avere le idee più chiare e più energia.
6. Collabora e comunica ma nei giusti tempi
Che tu sia un piccolo imprenditore o un dipendente lontano dal tuo ufficio, il lavoro a distanza ti allontana inevitabilmente dai tuoi clienti e colleghi e può rendere il tuo lavoro un po' più complicato.
Fortunatamente puoi mantenere il flusso di comunicazione attraverso l'uso della tecnologia. L'aspetto negativo però è che al giorno d'oggi puoi avere un sovraccarico di informazioni e essere facilmente raggiungibile da tutti, forse troppo. Il nostro suggerimento è di non essere sempre raggiungibile, ma imposta una determinata ora del giorno in cui i tuoi colleghi possono chiamarti e risponderai alle loro e-mail o messaggi.
Ad esempio, se inizi a lavorare alle 8 del mattino, imposta 2 ore in cui nessuno può chiamarti spegnendo il telefono. Inizierai a rispondere a e-mail, telefonate ecc. solo a partire dalle 10.
In questo modo quelle prime ore saranno incredibilmente produttive. Dopodiché potrai iniziare a rispondere ai tuoi colleghi anche con videochiamate. Questo tipo di chiamata è davvero uno strumento potente perché permette di ottenere molte informazioni anche dai tuoi clienti, puoi mostrare loro il tuo lavoro e condividere il tuo schermo.
5. Fai le giuste pause
Durante lo smart working potresti facilmente lavorare lunghe ore senza fare una pausa. Le maratone possono sembrare molto produttive subito, ma il tuo tempo può essere speso meglio dopo un po' di riposo e dopo aver ricaricato le energie.
Fare delle pause è fondamentale. Pensa al tuo corpo, esso ha bisogno di diverse ore di riposo al giorno. Questo vale anche per il tuo cervello. Prova ad usare i nostri consigli sul time boxing anche per pianificare le tue pause. Per aiutarti a prendere quest'abitudine imposta una sveglia che suona ogni due ore nella stanza più lontana dalla tua scrivania. Ti consigliamo di fare una pausa caffè o tè per circa 10 minuti e rilassarti ma non perdere la concentrazione. Puoi usare questa pausa per leggere un libro o alcune notizie.
8. Lavora in modo smart
Quando lavori a casa devi lavorare in modo più intelligente e non in maniera più intensa. Cosa ne pensi di lavorare meno ore al giorno ma in modo più produttivo e intelligente? Puoi goderti il resto della giornata con i tuoi cari. Abbiamo visto molte volte che quando abbiamo solo due attività da svolgere in un giorno abbiamo l'abitudine di espandere tali attività solo per riempire l'orario di lavoro. In questo modo restiamo nel nostro ufficio a fare il nostro lavoro più lentamente.
Quello che possiamo fare per lavorare in modo più intelligente è impostare ogni giorno alcuni piccoli miglioramenti per rendere il nostro lavoro meno stressante e più produttivo. Per farlo, resta sempre aggiornato seguendo alcuni corsi online e migliora un po' ogni giorno. Questa filosofia aziendale di continuo miglioramento nell'ambito lavorativo è chiamata "Kaizen" nella cultura giapponese.
9. Lavora senza sprechi e pensando all'ambiente
Se lavori in un ufficio vedrai sempre quanta carta va sprecata. Il modo migliore di lavorare senza carta è avere un doppio monitor. Questo ovviamente richiede un investimento importante, ma credetemi non ve ne pentirete.
10. Ordina e pulisci la tua scrivania...del computer
Lavorare da casa significa per molti di voi lavorare con il proprio computer. A volte il tuo desktop può essere addirittura più disordinato della tua scrivania perché lavori con tanti file diversi. Alla fine della giornata prova a fare esattamente la stessa cosa che fai con la tua scrivania. Puliscila e questo ti permetterà di trovare facilmente i tuoi file. Sarai più veloce che mai.
11. Connessione sicura con il tuo computer dell'ufficio
Se sei un dipendente e ti viene chiesto dalla tua azienda di lavorare da casa, probabilmente dovrai accedere a file e software che si trovano nei server del tuo ufficio. Per fare ciò è necessario disporre di una App per il desktop remoto. Questo è un argomento molto tecnico e suggeriamo di chiedere alla persona IT della tua azienda perché tutte le aziende svolgono questa attività in modo diverso. Le principali App di desktop remoto sono Teamviewer, Microsoft Remote Desktop e Chrome Remote Desktop. Di solito una connessione desktop remoto viene eseguita in modo più sicuro utilizzando il VPN (Virtual Private Network). Per saperne di più su come configurarla, chiedi al tuo supporto IT.
12. Utilizza gli assistenti virtuali
Quando inizi a comprendere quanto sia importante il tempo per essere produttivi scoprirai che non puoi essere da solo a svolgere tutte le tue attività. Se hai dei colleghi o dei dipendenti che lavorano per te, assegnerai loro semplicemente alcune attività. Ma se sei un libero professionista e lavori da solo non hai le stesse possibilità. Questo è il motivo per cui puoi chiedere ad alcuni Assistenti Virtuali di aiutarti a svolgere alcune attività. Puoi pagarli solo per alcune ore. In questo modo puoi delegare alcune delle tue attività. Su Fiverr ad esempio puoi trovare molti professionisti che svolgono mansioni diverse che possono aiutarti nel tuo lavoro.
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